Każdy kto prowadzi własną działalność gospodarczą, ale również i gros osób realizujących zakupy przez internet, otrzymał choć raz fakturę proforma. Nie każdy jednak wie, czym faktycznie jest ten dokument i czym różni się on od tradycyjnej faktury.
Czy fakturę proforma uwzględnia się w ewidencji księgowej?
Po łacinie pro forma oznacza „prowizorycznie”, zatem raz za razem można spotkać się z określeniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I faktycznie, faktura tego typu nie jest dowodem księgowym, a więc nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej lub w księdze przychodów i rozchodów. Rekomenduje się natomiast zostawić ją na przykład w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma winna uchodzić wobec tego za dokument handlowy, który rodzajem propozycji pewnej oferty. Nie stanowi dowodu kupna towaru czy zrealizowania usługi, zatem w myśl przepisów ustawy o VAT nie powoduje następstw w obszarze podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest zobowiązująca? Nie, bo dotyczy usługi czy też sprzedaży, która jeszcze nie była sfinalizowana, zatem warunki transakcji w niej opisane mogą wciąż być zmienione.
Faktura proforma nie zwalnia z konieczności wystawienia wiążącej faktury VAT
Faktura proforma zawiera te same dane oraz przypomina z wyglądu fakturę VAT, czyli:
- datę oraz miejsce jej wystawienia,
- dane stron,
- nazwę towarów czy też usług, będących przedmiotem transakcji (wraz z określeniem ich jednostek miary, ilości itd.),
- wartość brutto i netto (zarówno poszczególnych towarów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana również słownie,
- informacja o kwocie uwzględnionych rabatów,
- stawka i obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- wskazanie terminu zapłaty,
- wskazanie daty dostarczenia towaru lub wykonania usługi.
Taką fakturę wystawca zobowiązany jest oznakować dostrzegalnie w tytule określeniem “PRO FORMA”, by nie było żadnych problemów z rozróżnieniem tego dokumentu od stosownej faktury VAT, generującej następstwa podatkowe. Należy też pamiętać, iż ten typ faktury nie zwalnia z obowiązku dostarczenia klientowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie wystawia się w przypadku, gdy klient wpłaci już zaliczkę czy też uiści w całości opłatę za przedmiot transakcji.